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增强全员档案意识,提高平台报告归档效率

增强全员档案意识,提高平台报告归档效率

作者:www.huagugc.com    发布时间:2020-12-23 08:39
        原始记录是报告结果证实性文件,是质量控制的重要要素。原始记录填写:信息须填写完整,尤其是检测人员、检测设备(包括设备类型和编号)、检测的依据和方法,以及其它重要信息(影响到检测量,如检测混凝土强度的龄期)等。上周和肖部长一起去合作平台归档原始记录,归档的效率非常低,归档过程中总是有各种问题出现。现就问题和措施有以下思考:


 
        一、资料收集整理与归档工作中的问题
        1、与平台协作不够密切,对平台归档要求理解不充分,档案资料收集有疏漏;
        2、原始记录抄写不够规范,很多该填写的地方都没有填完整;
        3、敬畏心不足,档案意识薄弱,原始记录出现检测依据不是最新版本,以及与内容不符的情况;
        4、整理归档不及时,需要归档的报告越积越多,加重了后期归档工作量。


 
        二、应对措施
        1、建立健全档案管理制度,强化档案管理工作。不管是对我们内部还是其他平台的归档资料,各生产部门都要把它作为一项重要的内容列入日常工作计划中,明确部门人员各自分工,明细责任,并制定本部门的档案管理相关制度,使档案管理工作走向制度化、规范化、美观化,从而减少平台对接人员后期的工作量;
        2、加强收集归档工作的指导。不同的平台,对我们归档资料的要求也是不同的,在这里,工程管理部可以对不同平台归档所需要的的材料以及填写规范进行归纳梳理,整合成平台归档宝典,下放到每个部门,每个人,大家都按要求填写,后期归档应该会节约不少时间;
        3、督促及时归档。档案员可以遵循“收集宜早不宜迟、种类宜多不宜少、范围宜广不易窄,做到尽早、靠前、广泛收集相结合”的原则,确保项目在结束后能及时、准确、完整的归档所有原始记录,杜绝归档资料越积越多的现象;
        4、列入项目考核指标。把原始记录质量好坏作为考核任务完成的是否优秀的一个指标,从而引起大家对资料收集、整理、归档工作的重视,减少出错率。
 

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